Hiện nay, việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để nâng cao năng lực chuyên môn và hiệu suất làm việc đã trở thành một ưu tiên quan trọng của các doanh nghiệp. Trong số các công cụ đào tạo nhân lực, On-the-Job Training (OJT) đóng vai trò không thể thiếu. Vậy OJT là gì và quy trình OJT bao gồm những bước nào? Trong bài viết này, TINGAMEMOI.TOP sẽ cùng bạn khám phá khái niệm OJT và những bước quan trọng trong quá trình đào tạo này.
OJT là gì?
OJT (On-the-Job Training) là phương pháp đào tạo nhân viên trực tiếp tại nơi làm việc. Thay vì chỉ tập trung vào lý thuyết, OJT mang lại cho nhân viên cơ hội nâng cao kỹ năng nghiệp vụ và trải nghiệm thực tế trong công việc hàng ngày. Trong quá trình OJT, nhân viên được hướng dẫn, kèm cặp và huấn luyện nhanh chóng trong khi thực hiện các nhiệm vụ và công việc của mình.
Một điểm đặc biệt của OJT là sự tham gia của những người có kinh nghiệm như quản lý, bộ phận nhân sự và nhân viên đã làm việc lâu năm. Họ sẽ trực tiếp đảm nhận vai trò hướng dẫn, giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và thích ứng với yêu cầu công việc. Điều này giúp xây dựng sự tự tin và sự hiểu biết sâu hơn về các quy trình và quy tắc làm việc trong môi trường làm việc thực tế.
Phân loại OJT là gì
OJT (On-the-Job Training) có thể được phân loại thành hai loại chính:
- OJT có kế hoạch: Đây là chương trình đào tạo OJT được xây dựng với kế hoạch, mục tiêu, nội dung, thời gian và các bước cụ thể. Kế hoạch này được thiết lập dựa trên những gì nhân viên cần để đáp ứng yêu cầu công việc. Mặc dù OJT có kế hoạch có thể tốn kém về tài chính, thời gian và nhân lực, nhưng nó đem lại hiệu quả đào tạo cao hơn. Nhân viên sẽ được hướng dẫn một cách cụ thể và có cơ hội tiếp cận với kiến thức và kỹ năng chuyên môn cần thiết.
- OJT tự phát: Đây là loại OJT không có kế hoạch cụ thể và thường dựa trên quan sát và học từ những người xung quanh. Tuy nhiên, OJT tự phát không đạt được hiệu quả cao vì thiếu sự hướng dẫn cụ thể và kế hoạch đào tạo rõ ràng. Điều này có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực và làm giảm động lực của nhân viên mới khi họ không thể học được đầy đủ kiến thức cần thiết.
Doanh nghiệp nên xem xét lựa chọn loại OJT phù hợp nhằm đảm bảo hiệu quả và sự phát triển tốt nhất cho nhân viên. Kế hoạch OJT giúp định hình rõ ràng các bước đào tạo và đảm bảo nhân viên nhận được kiến thức và kỹ năng cần thiết, trong khi OJT tự phát nên được hỗ trợ bởi sự hướng dẫn và hỗ trợ từ những người có kinh nghiệm để tăng cường hiệu quả đào tạo.
Lợi ích khi xây dựng thành công phương pháp đào tạo OJT là gì?
Tạo không khí làm việc tích cực: OJT mang lại cơ hội cho những người có kinh nghiệm chuyển giao kiến thức và kỹ năng chuyên môn cho nhân viên mới. Bằng cách kết hợp hướng dẫn trực tiếp và thực hành, nhân viên có thể nhanh chóng nắm bắt và áp dụng kiến thức mới vào công việc hàng ngày.
Phát triển kỹ năng thực tiễn: OJT tạo cơ hội cho nhân viên đối mặt với các tình huống thực tế trong công việc. Điều này giúp cải thiện khả năng giải quyết vấn đề, quản lý thời gian, làm việc nhóm và các kỹ năng mềm khác.
Xây dựng lòng trung thành và tăng động lực làm việc: Khi nhân viên nhận được sự hỗ trợ và hướng dẫn đúng đắn từ giai đoạn ban đầu, họ cảm thấy được coi trọng và quan tâm từ phía doanh nghiệp. Điều này giúp nhân viên tự tin và hài lòng với công việc của mình, tạo ra môi trường làm việc tích cực và gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức.
Tiết kiệm chi phí đào tạo: Phương pháp OJT thường tiết kiệm chi phí hơn so với các hình thức đào tạo khác. Doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn lực hiện có và những người có kinh nghiệm để huấn luyện nhân viên mới, giúp giảm chi phí đào tạo.
Quy trình 7 bước đào tạo OJT mang lại hiệu quả cao
Bước 1: Xác định mục tiêu đào tạo
Việc xác định mục tiêu đào tạo là một giai đoạn quan trọng trong quy trình OJT. Bằng cách thiết lập mục tiêu rõ ràng và cụ thể, nhà quản lý có thể định hướng cho quá trình đào tạo. Điều này đảm bảo rằng nhân viên sẽ đạt được những kỹ năng và kiến thức cần thiết, đồng thời giúp quản lý sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả.
Đầu tiên, cần xác định đúng nhu cầu đào tạo cho công việc hoặc vị trí làm việc. Nhà quản lý có thể phân tích công việc và xác định những kiến thức, kỹ năng và nhiệm vụ cần thiết cho vị trí đó. Mục tiêu đào tạo cần được đặt cụ thể, có thể đo lường và liên quan trực tiếp đến yêu cầu công việc. Ví dụ:
- Đối với nhân viên mới: Đào tạo để hòa nhập, nắm vững nghiệp vụ mới, …
- Đối với nhân viên chuyển vị trí: Hướng dẫn trong công việc mới, bổ sung kiến thức, kỹ năng và nghiệp vụ liên quan đến vị trí mới, …
- Đối với nhân viên có hiệu suất yếu: Đào tạo để sửa sai hoặc cải thiện tiêu chuẩn làm việc.
Bước 2: Lên kế hoạch đào tạo phù hợp
Nhà quản lý có thể lên kế hoạch đào tạo phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp bằng các phương pháp sau:
- Thực tập sinh (Apprenticeships): Đây là phương pháp đào tạo mà người học, được gọi là thực tập sinh, học và làm việc cùng lúc trong một ngành nghề cụ thể. Thông thường, thực tập sinh là những người mới bắt đầu và họ nhận được sự hướng dẫn và giám sát từ những người có kinh nghiệm trong công việc.
- Hướng dẫn (Coaching): Phương pháp này bao gồm việc cử một cấp trên hoặc một nhân viên có kinh nghiệm làm người hướng dẫn trực tiếp để chỉ dẫn một nhóm nhỏ trong việc thực hiện một công việc cụ thể. Đây là một phương pháp tương tác trực tiếp giữa người hướng dẫn và người học, nhằm truyền đạt kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm từ người có kinh nghiệm sang người mới.
- Cố vấn và học tập (Mentoring): Phương pháp này tập trung vào việc đào tạo một-một, trong đó người quản lý đóng vai trò cố vấn cho cấp dưới, đưa ra hướng dẫn và hỗ trợ công việc hàng ngày. Phương pháp này nhấn mạnh việc xây dựng một mối quan hệ tương tác và chia sẻ kinh nghiệm giữa người hướng dẫn và người học.
- Học qua mô phỏng (Shadowing): Phương pháp này được áp dụng khi nhân viên đã được trang bị kiến thức tổng quan về công việc và các kỹ năng cần thiết. Nhân viên thực hiện công việc và nhận được phản hồi từ người hướng dẫn để hoàn thiện kỹ năng.
- Luân chuyển công việc (Job rotation): Phương pháp đào tạo này đòi hỏi nhân viên tham gia vào nhiều vị trí khác nhau. Thay vì chỉ làm việc trong một vị trí cố định, nhân viên được chuyển đổi giữa các dự án, phòng ban hoặc bộ phận khác nhau nhằm giúp họ có trải nghiệm đa dạng và mở rộng kiến thức.
Bước 3: Thời gian đào tạo đạt hiệu quả
Thời gian thực hiện quá trình đào tạo OJT có thể thay đổi tùy thuộc vào các yếu tố sau đây:
- Phạm vi công việc và độ phức tạp: Quá trình OJT có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần hoặc thậm chí vài tháng, phụ thuộc vào phạm vi và mức độ phức tạp của công việc cần đào tạo. Công việc đơn giản và cơ bản thường có thời gian thực hiện ngắn hơn so với công việc phức tạp và chi tiết.
- Mức độ kinh nghiệm hiện có của người học: Người học đã có kiến thức và kỹ năng sẵn có liên quan đến công việc có thể hoàn thành quá trình OJT nhanh hơn so với người mới bắt đầu hoàn toàn. Sự hiểu biết và kinh nghiệm trước đây của người học có thể giảm thời gian cần thiết để hoàn thành OJT.
- Tiến bộ và khả năng tiếp thu của người học: Mức độ tiến bộ và khả năng tiếp thu kiến thức và kỹ năng của người học cũng ảnh hưởng đến thời gian thực hiện OJT. Người học nhanh nhạy và có khả năng tiếp thu nhanh có thể hoàn thành OJT nhanh hơn so với người học chậm tiến và tiếp thu chậm.
Vì vậy, để xác định thời gian cụ thể cho quá trình đào tạo OJT, cần tiến hành thảo luận và định rõ trong quá trình lên kế hoạch đào tạo. Các yếu tố trên nên được xem xét và đánh giá để đưa ra kế hoạch thời gian phù hợp cho OJT.
Bước 4: Xác định người chịu trách nhiệm đào tạo đáng tin cậy
Người đảm nhiệm vai trò đào tạo trong quá trình OJT không nhất thiết phải là người quản lý. Tuy nhiên, những người được chọn làm người đào tạo OJT cần có kiến thức và năng lực chuyên môn rõ ràng. Trong trường hợp nguồn lực nhân sự hiện có không đủ để đảm nhận vai trò đào tạo, một số doanh nghiệp có thể thuê bên thứ ba để đảm nhận trách nhiệm đào tạo. Điều này có thể hữu ích để đảm bảo chất lượng và chuyên môn trong quá trình đào tạo.
Để đảm bảo rằng nhân viên mới không cảm thấy cô đơn và được hỗ trợ, người đào tạo nên theo dõi quá trình đào tạo. Việc này không chỉ tạo động lực cho nhân viên mà còn giúp nhà quản lý nhận ra tiềm năng của nhân viên, từ đó xác định những nhân viên có cơ hội thăng tiến trong tương lai.
Bước 5: Thiết lập ngân sách đào tạo
Nhà quản lý thực hiện đánh giá nguồn lực có sẵn như tài chính, thời gian, nhân lực, cơ sở vật chất,… để lập kế hoạch ngân sách cho quá trình đào tạo. Dựa trên mục tiêu đào tạo và nguồn lực hiện có, nhà quản lý cần xác định mức độ ưu tiên và cân nhắc phân bổ ngân sách cho các hoạt động đào tạo, đồng thời đầu tư tùy theo từng nhân viên, bộ phận hoặc toàn bộ doanh nghiệp.
Bước 6: Chuẩn bị tài liệu đào tạo bài bản
Việc chuẩn bị tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ người học trong quá trình học tập và thực hành. Dựa trên danh sách, nhà quản lý nên tạo ra các tài liệu hướng dẫn chi tiết cho từng nhiệm vụ, bao gồm cách thực hiện công việc và các bước cụ thể, nhằm giúp người học có hiểu biết rõ hơn về quá trình. Ngoài ra, nhà quản lý cần chuẩn bị các tài liệu tham khảo, như sách, bài viết, hình ảnh, tài liệu nội bộ của công ty, để người học có thể tìm hiểu sâu hơn và nghiên cứu thêm.
Bước 7: Đánh giá hiệu suất quá trình đào tạo OJT là gì
Nhà quản lý có thể theo dõi quá trình thực hiện công việc và đánh giá hiệu suất của nhân viên. Đồng thời, có thể sử dụng các bài kiểm tra để đánh giá kiến thức và kỹ năng của người học sau quá trình đào tạo. Các bài kiểm tra này cần phản ánh đầy đủ các nhiệm vụ và kỹ năng được đào tạo trong quá trình OJT.
Kết luận
Bài viết của TINGAMEMOI.TOP hy vọng mang đến cho bạn một cái nhìn toàn diện về phương pháp đào tạo trên công việc (On-the-Job Training – OJT). OJT là một phương pháp đào tạo hiệu quả giúp cải thiện kỹ năng và hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên. Qua quá trình OJT, nhân viên có cơ hội nâng cao khả năng và đóng góp tích cực vào sự thành công của tổ chức. Bằng cách tuân thủ quy trình OJT, doanh nghiệp có thể đào tạo nhân lực chất lượng để đáp ứng nhu cầu công việc và đem lại sự phát triển cho doanh nghiệp.
