Để đáp ứng sự phức tạp của công việc hiện nay, đã xuất hiện nhiều phương pháp quản lý công việc được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong số đó, Kanban là một phương pháp đáng chú ý được coi là một “phép màu” trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và tạo ra những thay đổi đáng kinh ngạc. Tuy nhiên, bạn đã thực sự hiểu rõ về Kanban là gì và cách sử dụng Kanban Board? Qua bài viết này, TINGAMEMOI.TOP sẽ cùng khám phá sâu hơn về phương pháp Kanban để có cái nhìn rõ ràng hơn.
Kanban là gì?
Trong tiếng Nhật, từ “Kanban” có nghĩa là “bảng hiệu” hoặc “bảng thông tin”. Tuy nhiên, khi nhắc đến Kanban, người ta thường liên tưởng đến một thuật ngữ chuyên môn, đó là phương pháp quản lý công việc Kanban.
Kanban là một phương pháp quản lý và cải tiến công việc dựa trên nguyên tắc tinh gọn. Thuật ngữ này đã được phát triển từ hệ thống sản xuất “just-in-time” của Toyota – một công ty sản xuất ô tô. Mục tiêu của Kanban là tạo ra sự cân bằng giữa nhu cầu công việc và khả năng thực hiện. Phương pháp này giúp tăng cường hiệu suất và giảm tối đa các hoạt động lãng phí trong quá trình phân phối sản phẩm, từ đó mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không tăng thêm chi phí.
Kanban Board là gì?
Bảng Kanban, còn được gọi là Kanban Board, là một công cụ trong phương pháp Kanban giúp quản lý công việc trở nên trực quan và thuận tiện hơn. Bảng Kanban được chia thành các cột và sử dụng thẻ công việc tương ứng với trạng thái công việc, ví dụ như “Đang chờ”, “Đang tiến hành”, “Đã hoàn thành” và “Đã kiểm tra”. Mỗi thẻ công việc đại diện cho một công việc cụ thể và được di chuyển qua các cột khác nhau khi công việc tiến triển qua từng giai đoạn.
Bằng cách quan sát toàn bộ quy trình làm việc và tình trạng công việc một cách trực quan, Kanban Board đảm bảo rằng công việc được theo dõi và quản lý hiệu quả. Nó cung cấp thông tin cần thiết để các thành viên trong nhóm có thể xác định công việc cá nhân, ưu tiên và phối hợp công việc một cách dễ dàng.
Nguồn gốc của phương pháp Kanban là gì?
Kanban được khởi nguồn từ công việc của Taiichi Ohno, một kỹ sư và doanh nhân người Nhật làm việc tại Công ty Toyota vào những năm 1940. Ban đầu, Kanban chỉ được áp dụng trong ngành sản xuất và kỹ thuật, nơi công nhân sử dụng thẻ hoặc bảng treo lên giá đỡ để nhắc nhở công việc cần thực hiện. Phương pháp Kanban đã đem đến một cách đơn giản để lập kế hoạch và quản lý công việc. Bằng cách này, Kanban đã giúp kiểm soát quy trình sản xuất linh hoạt với thời gian làm việc hợp lý, từ đó tăng năng suất và giảm nguyên liệu tồn kho, giảm thiểu chi phí.
Kể từ đầu thế kỷ 21, phương pháp Kanban đã phát triển và được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp khác như công nghệ thông tin, phát triển phần mềm, dịch vụ và nhiều lĩnh vực khác.
Lợi ích khi sử dụng bảng Kanban là gì?
Quản lý công việc rõ ràng: Bảng Kanban cung cấp một cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ trong quy trình làm việc, hiển thị trạng thái của từng công việc và giai đoạn hiện tại. Điều này giúp quản lý công việc một cách hiệu quả.
Tăng cường tương tác và giao tiếp: Bảng Kanban tạo ra một giao diện trực quan và chia sẻ thông tin công việc cho toàn nhóm làm việc. Điều này tạo ra sự tương tác và giao tiếp, cải thiện kỹ năng giao tiếp và khả năng phối hợp giữa các thành viên trong nhóm.
Quản lý thời gian và ưu tiên công việc: Bảng Kanban cho phép xác định và ưu tiên công việc theo thứ tự ưu tiên. Di chuyển thẻ công việc trên bảng để phản ánh sự ưu tiên và thay đổi nhu cầu công việc, giúp tập trung vào công việc quan trọng và đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.
Tối ưu hóa quy trình làm việc: Bảng Kanban cho phép nhìn thấy rõ quy trình làm việc và nhận biết các khó khăn và rào cản. Xác định vấn đề và tìm cách giải quyết chúng, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất.
Tăng cường sự linh hoạt và thích ứng: Bảng Kanban cho phép linh hoạt điều chỉnh công việc và ưu tiên theo nhu cầu thay đổi. Thay đổi thứ tự công việc và điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu thay đổi của dự án hoặc môi trường làm việc.
Phát hiện nút thắt cổ chai: Bảng Kanban giúp nhìn thấy rõ các nút thắt cổ chai, tránh lãng phí thời gian và công sức trong quá trình làm việc.
Thúc đẩy động lực: Bảng Kanban cho phép theo dõi tiến trình công việc và thấy kết quả thời gian thực. Điều này thúc đẩy động lực làm việc và tạo sự hài lòng và hứng thú với công việc.
Tăng cường trách nhiệm và tinh thần đồng đội: Bảng Kanban tạo ra môi trường làm việc minh bạch và công khai, cho phép mọi người nhìn thấy đóng góp và trách nhiệm của từng thành viên, tạo sự tăng cường trách nhiệm và nâng cao tinh thần đồng đội.
Nắm vững các nguyên tắc cốt lõi của phương pháp Kanban
- Bắt đầu từ hiểu rõ tình trạng công việc hiện tại: Kanban khuyến khích bắt đầu quá trình cải tiến bằng việc hiểu và chấp nhận tình trạng công việc hiện tại. Đồng thời, biểu đồ quy trình làm việc trực quan của Kanban giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về các bước và luồng công việc hiện có.
- Tập trung vào quản lý và tối ưu hóa luồng công việc: Kanban đặt trọng tâm vào quản lý và tối ưu hóa luồng công việc. Theo dõi các chỉ số và hiểu rõ tiến trình từng công việc giúp nhóm phát hiện và khắc phục các điểm trì trệ, liên tục tăng cường luồng công việc.
- Hạn chế công việc đang tiến hành (Limit WIP – Limit Work In Progress): Thiết lập giới hạn cho số lượng công việc đang được thực hiện đồng thời giúp tập trung vào hoàn thành từng nhiệm vụ một cách hiệu quả. Việc này giúp tránh lãng phí thời gian, tăng khả năng hoàn thành đúng tiến độ và tối ưu hóa phân công công việc.
- Tuân thủ quy trình làm việc: Quy trình làm việc trong Kanban được xác định và tuân thủ một cách quan trọng. Với quy định và quy tắc rõ ràng, nhóm có thể làm việc nhất quán và hiệu quả.
- Thực hiện thay đổi theo hướng tăng dần: Kanban khuyến khích thực hiện các thay đổi nhỏ và liên tục. Thay vì cố gắng thay đổi toàn bộ quy trình cùng một lúc, tập trung vào từng bước cải tiến nhỏ. Điều này giúp tạo ra sự thay đổi liên tục và ổn định, đồng thời giảm thiểu rủi ro và gián đoạn.
- Khuyến khích sự lãnh đạo ở mọi cấp độ: Kanban cho rằng sự lãnh đạo không chỉ thuộc về người quản lý hay nhóm lãnh đạo. Mọi thành viên trong tổ chức có thể đóng vai trò lãnh đạo trong việc phát hiện và đề xuất cải tiến. Kanban khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến, chia sẻ thông tin và tham gia vào quyết định để tạo nên một môi trường đầy trách nhiệm.
- Quản lý công việc, không chỉ người làm việc: Nguyên tắc này tập trung vào quản lý quy trình làm việc thay vì chỉ tập trung vào nhiệm vụ và vai trò của từng người. Kanban tôn trọng và công nhận vai trò cũng như trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm làm việc. Điều này khuyến khích phân công công việc dựa trên kiến thức và năng lực của mỗi người, tạo điều kiện cho mọi người tự quản lý bản thân.
- Đánh giá định kỳ: Kanban khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ ý kiến và phản hồi để cải thiện công việc thông qua việc đánh giá định kỳ. Điều này tạo ra sự cải tiến liên tục và đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo cách tốt nhất. Các buổi họp định kỳ cũng cung cấp cơ hội để cập nhật thông tin, đồng bộ công việc và tương tác giữa các thành viên trong nhóm.
Cách sử dụng Kanban Board hiệu quả trong công việc
- Phân chia công việc thành các giai đoạn: Đầu tiên, hãy phân chia công việc thành các giai đoạn khác nhau như “Chờ xử lý”, “Đang thực hiện” và “Đã hoàn thành”. Điều này giúp bạn xác định được trạng thái của từng công việc và theo dõi tiến trình của chúng.
- Sử dụng thẻ hoặc ghi chú: Để đại diện cho từng công việc trên bảng Kanban, hãy tạo ra các thẻ hoặc ghi chú. Ghi lại thông tin quan trọng như tên công việc, người thực hiện, hạn chót, chỉ số hiệu suất,…
- Di chuyển thẻ qua các giai đoạn: Khi công việc chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, hãy di chuyển thẻ tương ứng trên bảng Kanban. Điều này giúp mọi thành viên trong nhóm có cái nhìn rõ ràng về tiến trình và trạng thái của từng công việc.
- Hạn chế số công việc đang thực hiện: Để tránh quá tải và tập trung hiệu quả vào từng công việc, hãy đặt giới hạn cho số lượng công việc đang được thực hiện ở mỗi giai đoạn. Khi một công việc hoàn thành, bạn có thể thêm công việc mới vào giai đoạn tương ứng.
- Theo dõi và cập nhật thường xuyên: Thường xuyên theo dõi bảng Kanban để cập nhật tiến độ công việc và thay đổi trạng thái. Bạn có thể sử dụng biểu đồ, số liệu, màu sắc,… để biểu thị trạng thái của công việc.
- Tổ chức họp định kỳ để thảo luận và cải thiện: Lên lịch các cuộc họp định kỳ với nhóm để thảo luận về tiến trình công việc, đưa ra nhận xét và đề xuất cải tiến. Điều này giúp tất cả mọi người cùng nhau giải quyết vấn đề, chia sẻ kinh nghiệm và đề xuất cách cải thiện quy trình làm việc.
So sánh điểm khác biệt giữa Kanban vs Scrum
Điểm giống nhau giữa Scrum vs Kanban
- Phân chia nhiệm vụ thành các phần nhỏ và hoàn thành theo một quy trình cụ thể.
- Khuyến khích việc cải tiến liên tục và tối ưu hóa công việc cũng như quy trình làm việc.
- Tập trung vào dòng chảy công việc để khuyến khích sự tham gia của đội ngũ vào quy trình.
Điểm khác biệt giữa Scrum vs Kanban
| Scrum | Kanban | |
| Tính chất | Scrum là một framework (cơ cấu tổ chức công việc) với các quy tắc và vai trò được theo khuôn khổ rõ ràng. | Kanban là phương pháp quản lý công việc linh hoạt hơn, không có các quy tắc cứng nhắc và cho phép tùy chỉnh dựa theo nhu cầu cụ thể. |
| Quản lý công việc | Scrum quản lý công việc theo các Sprint (khoảng thời gian) với Sprint Planning (lập kế hoạch Scrum), Daily Scrum (Scrum hàng ngày), Sprint Review (Scrum sơ kết) và Sprint Retrospective (Cải tiến Scrum). | Kanban xây dựng quy trình làm việc liên tục, không có thời gian cố định và sự kiện cụ thể. |
| Giới hạn công việc | Scrum không đặt ra giới hạn công việc, nhưng khuyến khích tập trung vào hoàn thành một nhiệm vụ trước khi bắt đầu nhiệm vụ mới. | Kanban đặt giới hạn công việc trên mỗi giai đoạn của quy trình làm việc. Nhờ đó, hạn chế multitasking (đa nhiệm) và tập trung vào hoàn thành một nhiệm vụ trước khi tiếp tục nhiệm vụ mới. |
| Đo lường và cải thiện | Scrum sử dụng Velocity (vận tốc, tốc độ) để đo lường năng suất và cải thiện quy trình làm việc. | Kanban sử dụng các chỉ số như Cycle Time (thời gian hoàn thành một công việc), Throughput (số lượng công việc hoàn thành trong một đơn vị thời gian) và Work In Progress (số lượng công việc đang được xử lý đồng thời) để đo lường hiệu suất và cải thiện quy trình làm việc. |
| Vai trò | Scrum có các vai trò như:Product Owner – Chủ sản phẩmScrum Master – Điều phối viên Development Team – Nhóm phát triển | Kanban không yêu cầu các vai trò cụ thể và tập trung vào việc đội ngũ tự tổ chức và thực hiện công việc. |
Trên hết, quyết định lựa chọn giữa Kanban và Scrum phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về yêu cầu và mục tiêu của công việc. Đồng thời, cũng có thể kết hợp cả hai phương pháp để tạo ra một phương pháp quản lý công việc phù hợp với cá nhân và nhu cầu của mình.
Kết luận
Phương pháp Kanban mang lại sự thay đổi đáng kể khi bạn biết cách tận dụng tối đa tiềm năng của nhóm nhân sự. Hy vọng bài viết của TINGAMEMOI.TOP đã giúp bạn hiểu rõ Kanban là gì và lợi ích mà nó đem lại cho chất lượng công việc của chúng ta. Bắt đầu từ ngay hôm nay, hãy áp dụng Kanban vào công việc và chứng kiến những thay đổi tích cực mà nó mang lại!
